Cómo elegir la aplicación de calendario adecuada para mejorar tu productividad

¿Cuánto confías en tu calendario? Sin el mío, nunca sabría a qué hora solicité mis citas, cuándo aterrizará el avión de una visita ni qué día darles a mis perros las pastillas contra el gusano del corazón. Los calendarios nos ayudan a mantenernos organizados de maneras diferentes a una lista de tareas . No me malinterpretes. No podría ir al supermercado sin mi lista de tareas, pero los calendarios tienen una función diferente.

Las aplicaciones de calendario guardan citas. Pueden recordarnos la hora exacta antes de salir para una reunión, un corte de pelo o un concierto. Las mejores aplicaciones de calendario también permiten compartir un calendario completo o eventos seleccionados con otras personas. Por ejemplo, si tu familia acuerda irse de vacaciones, puedes guardar las fechas en tu calendario, compartir la entrada con todos los que te acompañan y no preocuparte de que alguien llegue una semana antes por accidente.

No todas las aplicaciones de calendario son calendarios reales

Echa un vistazo a cualquier tienda de aplicaciones y verás que hay muchísimas aplicaciones de calendario. La mayoría me decepcionan por dos razones muy importantes.

Lo primero y más importante es que la mayoría de las aplicaciones de calendario no son calendarios reales. Requieren que te conectes a otro calendario, como Google Calendar o Apple Calendar, para usarlas. En otras palabras, el calendario al que te conectas almacena tu información, incluyendo todas las citas que creas y los detalles que les añades. La aplicación es simplemente una ventana a esa información, con herramientas y funciones adicionales para que puedas administrarla. En este sentido, la mayoría de las aplicaciones de calendario son como aplicaciones de cliente de correo electrónico. Las aplicaciones de cliente de correo electrónico te ofrecen una interfaz con herramientas adicionales para acceder y administrar una cuenta de correo electrónico existente, pero no te proporcionan una cuenta nueva . Para eso, necesitas un servicio de correo electrónico, al igual que un servicio de calendario.

En segundo lugar, demasiadas aplicaciones de calendario son solo para móviles o no son multiplataforma. Si quieres ver y gestionar tu calendario en pantalla completa con una aplicación de escritorio o web que ofrezca una experiencia similar a la de tu dispositivo móvil, tus opciones son limitadas. Si buscas una aplicación multiplataforma, tus opciones son aún más limitadas.

Si te sientes cómodo con solo usar el dispositivo móvil, es decir, si lo único que quieres es una aplicación en tu teléfono que extraiga datos de un calendario conectado y luego te ofrezca algunas funciones adicionales, como recordatorios y administración de tareas integrada, tienes muchas opciones para elegir.

Veamos primero las mejores aplicaciones de calendario y luego los mejores calendarios online. Recuerda que la diferencia radica en que una aplicación de calendario requiere que te conectes a otro calendario fuente para funcionar, y el calendario "real" es esa fuente.

Las 5 mejores aplicaciones de calendario (aplicaciones cliente)

No pretendo menospreciar demasiado las aplicaciones de calendario. Ofrecen un servicio útil, al igual que las aplicaciones de correo electrónico. Añaden funcionalidad y facilidad de uso a tu calendario. Algunas combinan datos de múltiples fuentes, lo que te permite ver no solo tus citas, sino también tu lista de tareas, recordatorios y más. Estas son algunas de las mejores opciones en esta categoría.

Butleroy

Gratis (por el momento)

Plataformas: iOS y macOS

Butleroy es una app relativamente nueva para iOS y Mac que se conecta a tu calendario online, recordatorios y lista de tareas. Se sincroniza con apps como Todoist, Trello, Hubspot, Apple Reminders y otras. Dependiendo de la cantidad de información que guardes en las distintas apps, Butleroy puede resultar un poco abrumador. Sin embargo, si prefieres ver todas tus tareas, citas y recordatorios en un solo lugar, es una buena app para usuarios de Apple.

Calendarios 5 de Readdle

$6,99; versión gratuita con limitaciones disponibles

Plataformas: iPhone y iPad

La aplicación de Readdle, Calendarios 5 , y su alternativa gratuita y ligera, conocida simplemente como Calendarios (sin el 5), es una de las aplicaciones de calendario más populares para iOS. Cuenta con una interfaz bien diseñada y controles intuitivos. Se conecta a Google Calendar, Apple Calendar (iCloud) y Outlook Calendar. Puedes cambiar fácilmente entre la vista mensual de tu calendario, la vista de lista desplegable de eventos y citas, la vista semanal, etc.

Aunque es genial, tengo un problema con Calendars 5: el precio. Desde el principio (e incluso después de leer la información de Readdle sobre el precio de Calendars 5 ), resulta confuso. La versión gratuita de la aplicación ofrece una actualización a una cuenta Pro por 6,99 $. La aplicación de pago cuesta 6,99 $. Pero también hay varias actualizaciones integradas que se pueden comprar. No queda muy claro qué se obtiene por el precio ni si hay costes adicionales.

Fantástico

$4,99 al mes; versión gratuita con limitaciones disponibles

Plataformas: Apple Watch, iPhone, iPad, macOS

Fantastical de Flexibits es una de esas apps de calendario que solo funciona si la conectas primero a otro calendario. Puedes usar iCloud, Microsoft Exchange, Microsoft Office 365, Google, Yahoo, fruux, Meetup y otras cuentas CalDAV. La cuestión es que tienes que conectarla a algo o no podrás agendar citas. Además, solo está disponible en plataformas de Apple. Me gusta que las apps importantes también me den acceso web, por si no tengo mis dispositivos o si algo falla, pero Fantastical no.

Una vez que configures Fantastical, te ofrecerá algunas funciones prácticas, como mostrarte una vista previa en el mapa de las ubicaciones de los eventos cuando sea posible. Incluye recordatorios personalizables, como la "hora de salida", que se basa en el tiempo de viaje entre tu ubicación actual y la ubicación del evento. Si la versión gratuita no te basta, puedes probar la versión Premium durante 14 días antes de tener que pagar.

GroupCal de 24me

Gratis

Plataformas: Android y iOS

GroupCal de 24me es una nueva aplicación gratuita, solo para móviles, que gestiona los calendarios compartidos como si fueran conversaciones grupales de WhatsApp. Invita a un grupo de personas a crear un calendario común usando sus números de teléfono o un enlace en lugar de direcciones de correo electrónico. Puedes crear grupos para eventos familiares, proyectos empresariales, un club de lectura, voluntariado, etc. Cada grupo está codificado por colores, lo que facilita identificar qué evento pertenece a cada grupo. Una vista especialmente atractiva muestra solo los eventos de un calendario específico a todo color, con los demás eventos atenuados, para que puedas concentrarte en una sola cosa a la vez sin perder de vista tu agenda. Para que la aplicación funcione, debes conectarte a otro calendario y darle acceso a tus contactos.

TimePage de Moleskine

$11,99 por año

Plataformas: iPhone y iPad

TimePage de Moleskine (11,99 dólares al año) proviene de la misma empresa que fabrica los cuadernos Moleskine. La estética de esta aplicación es la misma que la elegancia y simplicidad de los cuadernos. Un fondo oscuro le da un toque de fondo, y puedes elegir el color de acento. Deslizando el dedo hacia la izquierda y hacia la derecha se accede a la vista anual, la vista mensual y la vista diaria con desplazamiento. Mientras que algunas aplicaciones de calendario resultan desordenadas y frenéticas, TimePage transmite tranquilidad. Si bien requiere una suscripción (vuelve al modo de solo lectura después de una prueba gratuita), el equipo de PCMag la considera una aplicación para iOS por la que vale la pena pagar .

Los 5 mejores calendarios en línea (servicios de calendario)

Si quieres usar cualquiera de las apps de calendario mencionadas, primero necesitas un calendario en línea. Como era de esperar, cuatro de los cinco mejores calendarios en línea forman parte de un servicio de correo electrónico. La excepción es Apple. Su calendario no está directamente vinculado a su servicio de correo electrónico, aunque forma parte del mismo ecosistema que las ofertas de correo electrónico de Apple. Así que, aunque no son exactamente iguales, tampoco están completamente desconectados.

Calendario de Apple

Incluido con los dispositivos Apple compatibles

Plataformas: iOS, macOS, web

Calendario de Apple para Mac e iOS es uno de los tres calendarios más importantes. Gracias a su gran capacidad, muchas otras apps se han conectado a él. Esto significa que si usas Calendario de Apple como tu app principal, puedes acceder fácilmente a tus eventos y otros detalles en otras apps. La app viene preinstalada en los dispositivos Apple compatibles. Si alguna vez necesitas tu calendario y no tienes tu iPhone o Mac a mano, puedes iniciar sesión en iCloud.com y verlo como una app web.

Como producto de Apple, Calendario cuenta con integraciones muy prácticas con otras apps y herramientas de Apple, como Siri, Mail, Mensajes y Safari. Por ejemplo, con tu permiso, Siri puede recomendarte nuevas entradas de calendario basándose en los correos electrónicos que ve. Puede convertir un correo electrónico de confirmación de vuelo en un evento de calendario. Otra función práctica es la posibilidad de delegar un calendario a otra persona, como un asistente.

Calendario de Google

Gratis; requiere cuenta de Google

Plataformas: Android, iOS, web

Google Calendar podría ser la aplicación de calendario con mejor conectividad, ya que ofrece opciones para integrarla con otras aplicaciones y servicios en línea. Puedes crear diferentes calendarios y suscribirte a los de otras personas. Ofrece una excelente compatibilidad con múltiples zonas horarias, incluyendo la posibilidad de crear un widget en el lateral de la aplicación web que muestra la hora actual donde te sea relevante (mira la imagen de arriba a la izquierda). También tiene aplicaciones gratuitas para iPhone, iPad y, por supuesto, Android. De verdad, hay un montón de trucos que puedes hacer con Google Calendar .

Si tienes dudas sobre si usar Google Calendar debido a preocupaciones sobre la privacidad, echa un vistazo a algunas de las formas en que puedes evitar que Google te rastree .

Calendario Lightning (en Thunderbird Mail)

Gratis, se aceptan donaciones.

Plataformas: Linux, macOS, Windows

Calendario Lightning forma parte de la aplicación Correo Thunderbird . Está disponible para Linux, macOS y Windows. No existen aplicaciones móviles, lo que podría ser un obstáculo para muchos usuarios que estén considerando esta aplicación. El verdadero atractivo de Calendario Lightning, al igual que de Correo Thunderbird, es que son gratuitas y de código abierto, desarrolladas por la organización sin fines de lucro Mozilla.

No necesitas conectarte a ningún otro calendario para usar Lightning. Solo tienes que descargar la app adecuada para tu sistema operativo e idioma ( hay docenas de idiomas disponibles), abrirla y empezar. Al crear entradas de calendario, puedes añadir una increíble cantidad de detalles, categorizando el evento o cita no solo en un calendario, como Personal o Trabajo, sino también por un tema secundario, como Llamada o Vacaciones. Si quieres sincronizar Lightning con un calendario en la nube, como Google Calendar o Apple Calendar, puedes hacerlo, pero no es obligatorio. Si prefieres mantener toda la información de tus citas localmente y sin conexión, puedes hacerlo.

Calendario de Outlook

Versión gratuita para Outlook.com; requiere una cuenta de Office 365 o Business para aplicaciones de escritorio

Plataformas: Android, iOS, macOS, web, Windows

Calendario de Microsoft Outlook es la aplicación de calendario ideal si te interesan otras aplicaciones de Microsoft, especialmente Outlook para correo electrónico. En un entorno empresarial, ofrece más funciones de las que la mayoría de la gente necesita aprender. Puedes ver la disponibilidad de otras personas para programar reuniones. Puedes configurar la aplicación para ver otra información relevante mientras administras tu calendario, como el correo electrónico y las tareas. Todas las funciones más potentes de Outlook están reservadas para las aplicaciones de escritorio. Las aplicaciones móviles pueden ser útiles, pero no pueden hacer ni de cerca lo que hacen las aplicaciones de escritorio.

Si no usas una versión de pago de Microsoft Office, puedes usar Outlook gratis como Outlook.com. Esta versión no ofrece integraciones con otras aplicaciones de Office, pero aun así incluye correo electrónico y calendario. La versión de Outlook.com también está disponible para aplicaciones móviles. Es una aplicación que combina correo electrónico y calendario, así que no te desesperes buscando la opción específica de calendario para descargar desde Google Play o la App Store de Apple.

Calendario de Yahoo

Gratis con una cuenta de Yahoo Mail

Plataformas: Web

Yahoo ya no recibe tanta atención como antes por su servicio de correo electrónico, pero sigue vigente y cuenta con un calendario bastante decente. La interfaz web presenta una columna delgada para tu lista de tareas a la derecha, mientras que a la izquierda encontrarás un mini calendario anual que facilita el cambio de mes. Como con la mayoría de los calendarios en línea, Yahoo te permite importar eventos de otros calendarios. Estos calendarios pueden ser de amigos y familiares que han compartido sus horarios contigo, así como calendarios públicos, como los que muestran los partidos y horarios de los equipos o ligas deportivas que sigues.

Ahora que ya tienes la información necesaria para elegir la aplicación de calendario adecuada, deberías considerar qué otro software puede ayudarte a organizarte. Un buen punto de partida es el resumen de PCMag de las mejores aplicaciones de productividad .

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