Cómo hacer una lista y un calendario de tareas familiares

¿Cómo se mantienen organizados con otras personas de su hogar o familiares cerca? Si uno de ustedes va a la tienda, ¿es fácil para los demás añadir cosas a la lista de la compra? Si uno de ustedes planea unas vacaciones y anota las fechas en su calendario, ¿pueden verlas los demás? La vida es mucho más fácil y organizada cuando pueden compartir su lista de tareas y su calendario con las personas adecuadas, ya sea su pareja, un familiar que depende de ustedes, un hijo adulto o un compañero de piso.

¿Cómo compartir una lista de tareas y un calendario con otros? Es sorprendentemente fácil si eliges las herramientas adecuadas. La mayoría de los calendarios en línea ofrecen la función "Compartir calendario". Solo necesitas saber cómo configurarlo y asegurarte de que todos entiendan cómo funciona. A continuación, encontrarás instrucciones para configurar calendarios compartidos en Google Calendar y Apple Calendar. Si usas otro calendario, las instrucciones deberían ser muy similares.

Para compartir una lista de tareas, necesitas elegir una app que ofrezca específicamente colaboración. Algunos ejemplos son Todoist, TickTick, Remember the Milk y Microsoft Todo. Tras probarlas, Todoist es la Elección del Editor de PCMag y mi app de listas de tareas preferida para colaborar. En las instrucciones a continuación, haré referencia a Todoist, pero, como ya he dicho, debería ser similar en otras apps.

Cómo compartir un calendario

Al compartir un calendario con otra persona, esta podrá ver todo lo que agregues. No tendrás que invitarla a cada evento que crees.

Antes de compartir un calendario con tu familia, debes decidir cuánto quieres compartir. Todos los calendarios en línea principales, como Google Calendar y Apple Calendar, te permiten crear varios. Puedes tener uno para el trabajo, otro para eventos personales, etc.

Si solo quieres compartir eventos seleccionados, empieza por crear un nuevo calendario y llámalo "Familia" o "Hogar"; luego, úsalo solo para los eventos que quieras que vean los demás. Si te conviene más compartir un calendario que ya tienes configurado, puedes hacerlo. Sin embargo, ten en cuenta que todas las personas con las que lo compartas podrán ver todo su contenido.

Paso 1. Crea o elige un calendario

Crea un nuevo calendario para tus eventos compartidos o elige un calendario existente para compartir.

En Google Calendar, busque en la esquina inferior izquierda Otros calendarios y un signo más.

En Calendario de Apple, vaya a Archivo Nuevo calendario y elija la ubicación donde desea guardarlo.

Paso 2. Compartir y elegir el nivel de permiso

Ahora que tienes un nuevo calendario (o has elegido uno existente), compártelo haciendo clic en él y eligiendo la opción compartir.

En Google Calendar, coloca el cursor sobre el nombre del calendario a la izquierda. Cuando aparezcan tres puntos apilados, haz clic en ellos y selecciona Configuración y uso compartido.

En Calendario de Apple, haz clic derecho en el calendario y selecciona Configuración para compartir. Si solo usas un iPhone o iPad, puedes compartir tu calendario siguiendo estas instrucciones .

En cualquier caso, invita a otras personas a unirse por correo electrónico o escribiendo su nombre. Esta opción es más adecuada para uso doméstico que hacer público el calendario y compartir el enlace.

Ahora debes configurar algunos niveles de permisos. Según el calendario que uses, podrán ver, editar y crear eventos, o bien, ver, editar y crear eventos, y administrar la configuración para compartir. Decide qué es lo mejor para ti.

Aquí están las opciones de permisos en Google Calendar.

La imagen de arriba muestra las opciones de permisos en Apple Calendar.

Paso 3. Ayuda a otros con la configuración

Comprueba que las personas con las que has compartido el calendario puedan verlo. Si es la primera vez que trabajan con un calendario compartido, podrían tener dudas sobre cómo hacerlo visible o invisible en su propia aplicación de calendario.

Cómo compartir una lista de tareas pendientes

Hay algunas apps de listas de tareas que permiten compartirlas para que varias personas puedan añadir tareas y marcarlas como completadas. En este ejemplo, uso Todoist.

Paso 1. Crear un nuevo proyecto

La lista de tareas que vas a compartir se llama proyecto. Crea un nuevo proyecto que quieras compartir o elige uno existente. Para ello, pulsa el signo más junto a Proyectos. Asígnale un nombre y un color.

Paso 2. Comparte el proyecto

Ahora, pasa el cursor sobre el nombre del proyecto hasta que aparezcan tres puntos horizontales. Haz clic ahí y selecciona "Compartir proyecto". Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir la lista y haz clic en "Invitar".

Paso 3. Aprende los conceptos básicos

La lista que compartiste ahora es visible para todas las personas a las que invitaste. Pueden colaborar contigo. Puedes asignarles tareas individuales. Pueden añadir nuevas tareas y asignártelas a ti. Puedes marcar las tareas que crearon, y ellos pueden hacer lo mismo. Cuando alguien de la lista compartida marque una tarea como completada, recibirás una notificación.

Asegúrese de que todos los que comparten la lista comprendan que todos los demás pueden ver todas las tareas que crean y editan.

Mantengámonos organizados juntos

En entornos empresariales, hablamos mucho de la aceptación cuando se trata de software de colaboración . Las personas necesitan creer que la aplicación les funcionará bien antes de comprometerse a usarla. En entornos colaborativos, todos también deben estar de acuerdo sobre cómo usarla y las normas de uso.

Lo mismo ocurre al colaborar con personas en un entorno personal. Al compartir una lista de tareas y un calendario, todos deben conocer las reglas, tanto explícitas como implícitas. Si pongo un artículo en la lista de la compra, ¿significa que lo necesitamos ahora o es algo que me gustaría tener si está disponible? Puede llevar tiempo entender estas reglas. Ten paciencia y, si no estás seguro, evita comunicarte demasiado. Con suerte, pronto verás los beneficios de compartir tu calendario y lista de tareas con las personas adecuadas para organizar tu vida.

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