Cómo usar Microsoft Teams de forma más productiva

Microsoft Teams puede ser una herramienta fundamental para el teletrabajo. Sin embargo, su eficacia dependerá de cuántas funciones clave conozca y utilice, así como de los trucos que conozca para navegar por esta enorme herramienta y mantenerla organizada.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una de las aplicaciones de mensajería y videoconferencias en equipo más utilizadas . Permite a grupos de personas comunicarse entre sí mediante chat de texto grupal, chat individual, videollamadas y compartición de archivos. En Teams, se puede crear una wiki colaborativa para un proyecto o departamento, así como conectarse a otras aplicaciones de Microsoft. Cualquiera puede usar Microsoft Teams gratis . Aprender a usar las funciones principales de la aplicación, como unirse a un canal y publicar un comentario, es bastante fácil, especialmente porque se incluyen breves tutoriales la primera vez que se usa Teams.

Veamos lo menos obvio. A continuación, presentamos una colección de diez trucos y consejos sencillos y efectivos que te ayudarán a mantenerte organizado, tener las herramientas clave a mano, desactivar algunas notificaciones para reducir las distracciones y, en general, disfrutar de una experiencia más productiva con esta aplicación. Para saber más sobre Microsoft Teams, lee sobre sus diferencias con Slack y algunas alternativas a estas dos populares aplicaciones de mensajería .

1. Personaliza las notificaciones a nivel de aplicación

Las notificaciones de las apps de chat de equipo te ayudan a estar al tanto de las conversaciones importantes, pero las que no lo son pueden ser una distracción terrible. Por eso es importante personalizar las notificaciones. En Teams, puedes hacerlo a nivel de app, canal y conversación.

En la app, puedes personalizar las notificaciones de menciones, mensajes y otros cambios en la cuenta, como cuando alguien se une o se va. La única opción que no puedes desactivar por completo es la de @menciones.

Para llegar allí, haz clic en el ícono de tu perfil en la esquina superior derecha, elige Configuración y luego selecciona Notificaciones.

2. Personaliza las notificaciones a nivel de canal

A nivel de canal, puedes personalizar las notificaciones para todas las publicaciones nuevas, todas las respuestas y las menciones en el canal; es decir, cuando alguien etiqueta el canal para hablar sobre él. Puede ser útil desactivar (desactivar) cualquier canal al que te hayas unido para divertirte y socializar, o cualquier canal que veas o escuches pasivamente. Incluso después de desactivar las notificaciones del canal, el nombre del canal seguirá en negrita cuando haya nueva actividad, lo que te avisará de que puedes entrar y ponerte al día, pero solo cuando te convenga.

Para acceder, pasa el cursor sobre el nombre del canal hasta que aparezcan tres puntos. Haz clic en los puntos y selecciona Notificaciones del canal.

3. Personaliza las notificaciones a nivel de conversación

En el nivel de conversación (también conocido como hilo), puedes desactivar las notificaciones por completo, lo que resulta útil cuando un hilo se descontrola.

Para acceder, pasa el cursor sobre la esquina superior derecha de la publicación original hasta que veas una cadena de reacji y tres puntos. Haz clic en los tres puntos y selecciona "Desactivar notificaciones". Incluso con las notificaciones desactivadas, recibirás una alerta si alguien te menciona.

4. Envía un chat privado sin salir de un canal

Microsoft Teams mantiene los canales y chats separados. Esto no es útil cuando necesitas enviar un mensaje privado rápido mientras estás en medio de una conversación en el canal. Sin embargo, hay una manera de hacerlo.

Haz clic en el perfil de la persona a la que quieres enviar un mensaje. Aparecerá un cuadro con varias opciones para contactarla, incluyendo un campo de mensaje que simplemente sirve para enviar un mensaje rápido.

5. Convierte un chat en una llamada de audio o video

Microsoft Teams cuenta con llamadas de audio y video integradas. Esto significa que puedes convertir cualquier chat con un compañero en una llamada telefónica o videollamada usando los altavoces, el micrófono y la cámara de tu ordenador. Hay varias maneras de llamar a tus compañeros, como hacer clic en la imagen de perfil de alguien y seleccionar el icono de llamada (consulta la imagen del consejo anterior). Otra forma es cambiar de un chat privado a una llamada. Esta opción es práctica cuando el chat de texto no es tan eficiente como te gustaría.

Desde el chat, simplemente haz clic en el ícono de la cámara de video o del teléfono en la esquina superior derecha. La aplicación llamará automáticamente a la persona o personas del chat.

6. Comparte tu pantalla

Cuando compartes físicamente el espacio de oficina con otras personas, es fácil pedirle a un compañero que te vigile por encima del hombro. Es casi igual de fácil mostrar tu pantalla a tus compañeros en un entorno de trabajo remoto. Con Microsoft Teams, puedes hacerlo iniciando una llamada con alguien y luego activando la opción de compartir pantalla.

Una vez iniciada la llamada, haga clic en la opción para compartir pantalla cerca de la parte inferior de la ventana. Tenga en cuenta que el administrador de la cuenta debe permitir compartir pantalla para que funcione.

7. Agregar un fondo virtual a las videollamadas

Quizás hayas visto todas las divertidas imágenes de fondo que se han añadido a las reuniones virtuales de Zoom . Microsoft Teams también te permite elegir una imagen de fondo para las videollamadas, pero no te ofrece una forma sencilla de crear la tuya. Sin embargo, eso no significa que sea imposible, y Lance Whitney te muestra cómo hacerlo en su tutorial .

La versión corta de sus instrucciones es colocar la imagen que desea usar en la carpeta que Microsoft Teams usa para sus opciones de imagen de fondo.

8. Ordena tu barra de canales

Cuantos más equipos y canales tengas en tu cuenta, más desordenada se verá la barra izquierda de tu app. Veamos algunas claves para organizar la barra de canales.

Las videollamadas de Microsoft Teams obtienen fondos personalizados Cómo cambiar el fondo en Microsoft Teams Zoom vs. Microsoft Teams vs. Google Meet: ¿Cuál es la mejor aplicación de videoconferencia?

Primero, fija los canales que más usas en la parte superior de esa área. Pasa el cursor sobre el nombre del canal hasta que veas tres puntos. Haz clic en los puntos y selecciona Fijar.

En segundo lugar, puedes expandir y contraer equipos según sea necesario. Cuantos más equipos contraigas, más organizada se verá tu barra de canales.

En tercer lugar, puedes reordenar los equipos arrastrándolos y soltándolos, lo que te permitirá colocar los equipos más importantes más arriba.

Por último, dentro de cualquier equipo, puedes ocultar los canales que no te interesen mucho, excepto el canal general. Este no se puede eliminar. Para ocultar un canal, pasa el cursor sobre su nombre hasta que veas tres puntos. Haz clic en los puntos y selecciona "Ocultar". Después de ocultar los canales, puedes acceder a ellos fácilmente navegando hasta el final de la lista de canales de ese equipo, donde la aplicación te indica cuántos has ocultado para el equipo seleccionado.

9. Intentar / Comandos

La barra de búsqueda en la parte superior de la ventana de Microsoft Teams también sirve para escribir comandos. Estos comandos te permiten navegar por la aplicación de forma más rápida y eficiente. Si no tienes muchos conocimientos de tecnología, los comandos pueden parecer abrumadores, pero aquí no lo son.

Intenta escribir una sola barra diagonal (/) en la barra de búsqueda. Aparecerá una lista de comandos posibles, así que no tendrás que memorizarlos. Además, la aplicación te ayuda a completar el comando. Por ejemplo, si escribes /chat, la aplicación te mostrará automáticamente campos para escribir el nombre de la persona a la que quieres enviar un mensaje y un campo de texto para escribirlo.

Otros dos comandos útiles son /dnd, que pone tu cuenta en modo "no molestar"; y /keys, que muestra una lista de atajos de teclado para más formas de navegar la aplicación de manera eficiente.

10. Agrega pestañas especiales a tu canal

Cada canal tiene una fila de pestañas en la parte superior. Por defecto, verás Publicaciones, Archivos y Wiki. Puedes agregar pestañas especiales exclusivas de cada canal. Las pestañas pueden ser sitios web, archivos específicos que necesitas consultar e incluso información de otras aplicaciones, como Trello o Zendesk.

Para agregar una pestaña, haga clic en el símbolo + en el área de pestañas y una lista de opciones le mostrará qué tipo de contenido puede agregar.

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