Cómo no sentirse abrumado por Slack en el nuevo mundo del teletrabajo

La app de mensajería empresarial Slack facilita mucho la comunicación en equipo que usar el correo electrónico. Una nueva actualización de la interfaz, disponible hoy para las apps de escritorio y web, mejora la organización del espacio de trabajo. Por ejemplo, un botón universal de redacción permite escribir y editar un mensaje en una ventana grande y, solo al terminar, elegir dónde publicarlo. Otro cambio permite organizar la barra lateral del canal con mucha más precisión.

Los cambios ayudan a quienes son nuevos en Slack , especialmente a quienes no tienen experiencia en programación ni desarrollo tecnológico, a comprender cómo usar la herramienta con mayor facilidad, según Ilan Frank, vicepresidente de productos empresariales de Slack. Si no ve una actualización inmediata de su interfaz de Slack con la nueva interfaz, sepa que estará disponible próximamente. El lanzamiento se realizará por fases durante las próximas semanas. Frank añadió que la actualización de la interfaz móvil se realizará más adelante.

Las mejoras, combinadas con algunos trucos y cambios que puedes implementar en tu cuenta de Slack, te permiten crear una interfaz organizada y más eficiente que la predeterminada. Prueba estos consejos para optimizar Slack. Te facilitarán y harán menos estresante comunicarte con tus compañeros y mantenerte al día con la información importante.

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1. Personaliza tu barra lateral con secciones

El cambio que más me entusiasma ver en la nueva interfaz son las secciones de la barra lateral de canales. Esta función te permite crear grupos de canales y mensajes directos, y darles el nombre que prefieras. Por ejemplo, puedes crear una sección para tu equipo, departamento o proyecto y agrupar todas las conversaciones relevantes.

Una vez que tengas la nueva actualización de Slack, puedes crear una sección. Para ello, ve a la sección "Canales" en la barra lateral izquierda y haz clic en los tres puntos. Selecciona "Crear nueva sección". Escribe un nombre para la sección o elige uno de los nombres sugeridos. También puedes añadir un emoji a tu elección junto al nombre de la sección. Haz clic en "Crear" y listo.

Además de organizar tus canales y mensajes con secciones, también puedes reducir la cantidad de elementos que ves en tu barra lateral. Una forma de hacerlo es con estrellas. Agrega una estrella a los canales y mensajes directos que usas con más frecuencia. Esto los coloca en la parte superior, bajo el encabezado "Destacados", lo que te permite centrar tu atención en esta lista seleccionada.

Si tu cuenta de Slack está muy saturada, considera también cambiar la configuración para mostrar solo los mensajes destacados y no leídos. Ve a Preferencias Barra lateral Configuración de la barra lateral Apariencia y selecciona Conversaciones no leídas y destacadas.

2. Haga que los mensajes de Slack sean más compactos

Dos configuraciones optimizarán tu interfaz de Slack para que sea más ágil.

Vaya a Preferencias Mensajes y multimedia:

En Tema, seleccione Compacto. Justo debajo, seleccione Solo mostrar nombres.

En conjunto, estas configuraciones eliminan el exceso de caracteres, imágenes de iconos y espacios en blanco de Slack. Te permiten ver mucha información sin tener que desplazarte demasiado. Tú decides si te gusta o no, y siempre puedes volver a cambiarlo. Vale la pena probarlas si quieres que tu espacio de Slack se vea más ordenado y menos recargado.

3. Eliminar el desorden de la imagen

Si tu principal queja sobre Slack es que tus compañeros publican demasiados GIF animados, emojis y enlaces con imágenes de vista previa enormes, puedes simplemente suprimirlos. Ve a Preferencias Mensajes y multimedia. En la parte inferior hay casillas que te permiten ocultar diferentes tipos de imágenes.

Si quieres disfrutar de la experiencia de Slack más ordenada y organizada, configúralos así:

4. Personalizar notificaciones

Recibir demasiadas notificaciones las convierte en ruido. Personaliza las notificaciones que recibes en Slack en tres pasos.

Primero, silencia los canales donde la mayoría de los mensajes nuevos no son importantes. Ve al canal, haz clic en el icono de engranaje junto a la barra de búsqueda y selecciona la opción para silenciarlo.

En segundo lugar, cambia tus preferencias de notificaciones a Solo mensajes directos, menciones y palabras clave o a Nada. Si eliges Nada, verás insignias que indican nuevos mensajes, pero no recibirás alertas de audio ni otras notificaciones en pantalla.

En tercer lugar, presta atención a las dos últimas opciones que aparecen en esta sección de tus preferencias: Notificarme sobre las respuestas a los hilos que sigo y Usar diferentes configuraciones para dispositivos móviles. Dependiendo de cómo tú y tus compañeros usen las conversaciones en hilo, podrías querer seleccionar la opción para recibir notificaciones. En cuanto a las opciones para dispositivos móviles, elegir diferentes preferencias en tu teléfono puede ayudarte a concentrarte. La próxima vez que necesites trabajar sin interrupciones, cierra la aplicación de Slack para escritorio y la aplicación web, pero ten el teléfono cerca para recibir notificaciones importantes de Slack.

5. Use prefijos para agrupar canales de Slack similares

Aquí tienes un truco que veo a menudo en las cuentas de Slack: crea prefijos para los canales que deben agruparse. Por ejemplo, todos los canales destinados exclusivamente al equipo de ventas podrían usar el prefijo "ventas-". De esta forma, puedes tener #contactos-ventas, #consejos-ventas, #ventas-ganadas, etc. Los canales que son solo para diversión pueden usar el prefijo "diversión-" o "disfrute-".

El uso de prefijos agrupa automáticamente los canales similares, tanto en la barra lateral como en la lista completa de canales, siempre que necesite explorarlos. Si bien la nueva función de secciones le permite organizar sus canales y mensajes de forma personalizada, los prefijos ayudan a cada miembro del equipo a explorar y encontrar los canales más relevantes.

6. Usa herramientas de sondeo (o este truco)

Al preguntarles a tus compañeros de equipo algo similar a una encuesta, como "¿A qué hora pueden reunirse esta tarde?", usa una aplicación de encuestas. Es mucho más fácil y ordenado leer las respuestas a una encuesta que revisar un montón de comentarios.

Si tienes la nueva interfaz, busca el icono del rayo que ahora aparece junto al cuadro de redacción para acceder rápidamente a herramientas y aplicaciones, como la de encuestas. Polly para Slack es una de las aplicaciones de encuestas más conocidas. Instálala como complemento de Slack y selecciónala con el icono del rayo, o usa el comando "/polly" para crear una encuesta.

Una forma aún más sencilla de realizar una encuesta rápida es usar este sencillo truco: Escribe tu pregunta y proporciona posibles respuestas con reacji. Tus compañeros descubrirán que deben agregar el reacji adecuado a la pregunta para mostrar su preferencia. Para las opciones de encuesta que no tienen iconos obvios que coincidan, usa reacji numéricos o puntos de colores. Los resultados son precisos, ordenados y fáciles de leer.

7. Crea una etiqueta para los hilos

Los hilos de mensajes son fantásticos para mantener Slack organizado, pero solo cuando se usan de forma que funcione para tu equipo. Un hilo de mensajes es una conversación que se deriva del canal principal a una barra lateral. Los usuarios pueden participar o no en la conversación. En el hilo, tú y tus compañeros pueden mantener una conversación elaborada sobre un tema sin interrupciones.

Sin embargo, cuando hay demasiados hilos, es difícil explorar el canal y estar al tanto de lo que ha sucedido recientemente. Por lo tanto, es necesario encontrar el equilibrio adecuado entre el uso de los hilos y una etiqueta. No hay una regla sobre cómo hacerlo.

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Solía ​​trabajar con un equipo que añadía un emoji de hilo al final de cualquier mensaje que quisieran desviar del canal principal. Con el tiempo, todos aprendimos las reglas informales sobre cuándo enhebrar mensajes, y todos parecían dispuestos a seguirlas.

Consejo: Para añadir un emoji personalizado, como un carrete de hilo, haz clic en tu espacio de trabajo en la esquina superior izquierda, selecciona "Personalizar Slack" y sube la imagen que prefieras desde la pestaña Emojis. Ten en cuenta que los administradores pueden restringir quién puede añadir emojis personalizados.

Si estás dispuesto a hacer experimentos más avanzados, es posible que también quieras aprender a construir un bot de Slack .

8. Organiza tus pensamientos con formato

Slack no siempre fue compatible con el formato de texto enriquecido, pero lo es desde hace unos meses. Esto significa que puedes añadir negrita, cursiva, viñetas, subrayado, etc., sin necesidad de saber programar.

Un poco de formato ayuda mucho a que la gente lea tu mensaje y asimile la información correcta rápidamente. Cuando todos pueden explorar sus canales y ver lo importante de un vistazo, la comunicación es clara y todos se mantienen productivos.

Aunque no hay un botón para ello, los saltos de línea son otra opción de formato que facilita la lectura de mensajes largos. Para crear un salto de línea, usa Mayús+Intro. (Si presionas Intro sin Mayús, tu mensaje se publicará en lugar de crear un salto de línea).

9. Crear alertas automatizadas

Una alerta automatizada en Slack es una notificación que recibes automáticamente cuando se produce alguna acción. Por ejemplo, podrías crear una alerta cuando alguien completa el formulario web de tu empresa. Otras ideas: puedes tener una alerta cada vez que se cierra una venta en tu tienda online, cuando aparece un nuevo comentario en tu sitio web o cuando alguien de tu equipo abre o cierra una incidencia en Github.

Hay varias maneras de configurar y controlar las alertas automatizadas. La más sencilla es mediante las integraciones de Slack con otras herramientas en su Directorio de Aplicaciones. Por ejemplo, conecta Slack con Freshdesk y podrás recibir alertas sobre los tickets de soporte enviados a tu equipo.

Otra opción es usar la aplicación Slack Incoming Webhooks , cuya configuración requiere algunos conocimientos técnicos, pero permite recibir alertas sobre actividades que pueden estar fuera del alcance de las aplicaciones de Slack. La última opción es usar una herramienta de automatización de terceros, como IFTTT, Workato o Zapier. Estos servicios permiten conectar aplicaciones entre sí y, en el caso de Slack, se puede conectar una aplicación incluso si no es compatible de forma nativa. Las herramientas de automatización también ofrecen más opciones para personalizar la alerta.

Señal vs. Ruido

Slack prometió ayudar a corregir algunos de los problemas de señal-ruido inherentes al correo electrónico. También prometió ofrecer a las personas una forma de comunicarse más divertida. Se ha convertido en una aplicación que, en general, logra ambos objetivos, pero al hacerlo se ha convertido en una herramienta diferente, una que puede resultar difícil de manejar. Al optimizar la interfaz de Slack, se puede reducir significativamente el ruido y crear un espacio de comunicación más centrado.

Si todo lo demás falla, siempre puedes cambiar de plataforma y explorar estas 17 alternativas a Slack . Si te decides a seguir usando la aplicación, asegúrate de aprender más consejos y trucos para Slack .

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