Organízate: Herramientas para mejores reuniones

Los expertos suelen decir que las reuniones reducen la productividad . Ciertamente pueden, pero no tienen por qué serlo. Cuando se programan solo las reuniones necesarias y se facilita la elección de la fecha y la hora, las reuniones son más productivas. Al preparar una agenda con antelación y asignar a alguien para que tome notas, el contenido de las reuniones será más preciso. Si se facilita la incorporación y participación de los participantes, la reunión puede ser más eficiente. Así, la reunión puede transcurrir según el cronograma de la agenda, e incluso es posible que se termine antes. La gente agradece que esto suceda porque transmite el mensaje de que su tiempo es valioso.

Si bien la gestión eficiente de una reunión depende en gran medida de las personas, también requiere las aplicaciones y el equipo adecuados. Las 14 aplicaciones y herramientas que se listan aquí están diseñadas para que las reuniones sean más fluidas y productivas.

Aplicaciones para programar reuniones

Antes de poder celebrar una reunión, debes programarla. Solicitar una reunión con un correo electrónico y una lista de horarios es ineficiente, incluso si solo te reúnes con una persona. Las aplicaciones para programar reuniones ofrecen mejores herramientas, como encuestas, formularios de programación en línea y bots de Slack, para que todos los invitados puedan elegir juntos la mejor hora.

Appoint.ly

Appoint.ly es un servicio sencillo para reservar reuniones individuales. Creas una página de reservas que compartes con tus clientes o cualquier otra persona que necesite solicitar una reunión. Esta página ofrece al solicitante opciones para el tipo de reunión que desea, como una llamada introductoria de 10 minutos o una sesión de capacitación de una hora. Después, según tu disponibilidad, solicita una fecha y hora que puedes aprobar, modificar o rechazar. Appoint.ly es una aplicación de programación sencilla y directa, especialmente para reuniones individuales.

Calendly

Calendly es una herramienta que ayuda tanto a personas como a equipos a programar reuniones. Incluye opciones que se adaptan a diferentes tipos de reuniones y necesidades. Por ejemplo, puedes crear tipos de reuniones, como una sesión informativa telefónica de 10 minutos o una entrevista con los medios de comunicación de 30 minutos. Cuando alguien quiera reunirse contigo, puede elegir el tipo de reunión que desee y seleccionar una franja horaria disponible. Otro ejemplo: supongamos que tienes una empresa en la que cualquier persona de un departamento determinado puede aceptar una reunión solicitada por un cliente. Calendly puede asignar la solicitud de reunión automáticamente a cualquier persona disponible del grupo. La aplicación también admite páginas web de programación individuales, donde las personas pueden solicitar una reunión contigo según tu disponibilidad. Es una aplicación robusta para la programación, diseñada para satisfacer diversas necesidades.

Doodle.com

Doodle.com es un sitio web y una aplicación móvil gratuitos con opción Premium que te ayuda a programar reuniones de tres maneras. Primero, puedes crear una encuesta en línea con las fechas y horas de las reuniones; envíala a todos los participantes y Doodle destacará la mejor opción a medida que responden. Segundo, Doodle también ofrece la programación personal de reuniones, lo que significa que puedes usarla para crear un sitio web donde la gente pueda ver cuándo estás disponible y solicitar una reunión contigo en uno de los espacios disponibles. Finalmente, existe un bot de Doodle para Slack que te permite sondear a tus compañeros sobre la hora de una reunión sin salir de la aplicación de mensajería de tu equipo.

Perspectiva

Outlook, que forma parte de Microsoft Office , es el software de oficina por excelencia para programar reuniones en entornos empresariales. Cuando todos los participantes pertenecen a la misma organización y usan Microsoft Office, Outlook es la herramienta ideal para programar. Se puede encontrar una fecha y hora que les convenga a todos, según la disponibilidad que tengan en sus calendarios. Después, se puede reservar una sala de conferencias y programar la reunión, todo desde Outlook. Sin embargo, no es necesariamente la mejor herramienta para programar reuniones cuando se necesita organizar una entre personas que no son todas usuarias de Outlook.

Rally

Rallly es un software de programación colaborativa, lo que significa que está diseñado para grupos. Otra forma de describirlo es decir que es una aplicación de encuestas que se centra en cuándo todos pueden reunirse. Si bien Doodle.com ofrece el mismo servicio, Rallly tiene una apariencia ligeramente diferente y es más rápido de usar si solo lo necesitas de vez en cuando, ya que no es necesario crear una cuenta. Sin embargo, sí necesitas ingresar una dirección de correo electrónico.

Libre y ocupado

FreeBusy es una app de programación de reuniones para empresas. Similar a Calendly y Doodle.com, ofrece un poco de todo, permitiéndote automatizar la programación de reuniones individuales y encontrar el mejor momento para que un grupo se reúna. También se integra con software de videoconferencia para completar automáticamente datos como el enlace y el ID de la reunión, cuando corresponda.

Tejido

Woven es un software de programación integrado en una aplicación de calendario más grande. Al igual que otras aplicaciones mencionadas, incluye encuestas para encontrar el mejor momento para reunirse con un grupo de colegas. Woven también cuenta con páginas de programación personales que puedes compartir con clientes y colegas para que soliciten una cita.

Aplicaciones para videoconferencias

Hoy en día, muchas reuniones se realizan virtualmente, por lo que contar con una aplicación de videoconferencia es fundamental. Los mejores servicios de videoconferencia son confiables, lo que significa que las llamadas se mantienen intactas incluso si la conexión de alguien falla, y ofrecen amplias herramientas para colaborar durante la reunión. Estas herramientas incluyen compartir pantalla, pizarras, chats y opciones para moderadores, como ceder el control a otra persona o silenciar a los asistentes mientras uno habla.

PCMag tiene tres selecciones de elección del editor entre los software de videoconferencia: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings y Zoom.

ClickMeeting

ClickMeeting es una excelente opción de videoconferencia para pequeñas empresas, especialmente para aquellas que organizan numerosos seminarios web pequeños. Sin embargo, solo se pueden tener cuatro transmisiones de video activas por reunión. Esta aplicación se integra con el calendario de Microsoft Outlook y cuenta con un complemento de Chrome para conectarse al calendario de Google.

Reuniones de Cisco Webex

Cisco Webex Meetings es un servicio de videoconferencia fácil de usar que incluye funciones que no encontrarás en la competencia. Por ejemplo, puedes configurar una llamada que te llame en lugar de tener que marcar. Los planes de pago empiezan desde $13.50 al mes, un precio atractivo para pequeñas empresas. Si usas la versión gratuita de la aplicación, Webex Meetings Free, puedes tener videoconferencias de tres personas a la vez. El plan gratuito también incluye la posibilidad de compartir escritorio y documentos, una función de pizarra, vídeo de calidad estándar y 250 MB de almacenamiento en la nube.

Reunión de Zoom

Zoom Meeting , a veces llamado simplemente Zoom, es uno de los servicios de videoconferencia más confiables que encontrará. Cuando la compañía desarrolló el producto, se enfocó primero en asegurarse de que sus llamadas se mantuvieran claras y conectadas. Admite video y audio HD. Puede obtener transcripciones mecanografiadas de las llamadas que grabe como videos. Además, cualquiera puede usar el producto principal de forma gratuita, y las pequeñas empresas pueden comprar planes a precios razonables que refuerzan las funciones desde $14.99 por mes por anfitrión. Con una cuenta gratuita, puede albergar hasta 100 personas en una llamada y puede ver hasta 49 personas en una vista de estilo galería. Las llamadas grupales para usuarios gratuitos están limitadas a 40 minutos, pero las llamadas individuales pueden durar tanto como necesite. Si bien es difícil cuantificar y comparar el rendimiento de los sistemas de videoconferencia, la estabilidad es la base de la reputación de Zoom, y se nota.

Tomando notas

Muchas reuniones se benefician de que alguien tome notas. Al tener notas, 1) se registra lo ocurrido, 2) se pueden compartir con quienes no pudieron asistir y 3) se logra tener claros los pasos a seguir. Para ciertos tipos de reuniones, como entrevistas con periodistas, una buena aplicación para tomar notas también permite grabar el audio, para que puedas transcribirlo más tarde y tengas una fuente perfecta para consultar lo que se dijo. Aquí tienes algunas aplicaciones que pueden ayudarte a tomar notas eficaces.

Evernote

Evernote es una app potente para tomar notas. Incorpora una función de grabación de audio para que puedas grabar una reunión completa mientras anotas tus ideas, todo en el mismo archivo. Su cámara te permite tomar una foto de la pizarra de la reunión y subirla a la app, donde Evernote permite buscar el texto mediante OCR. Si tu equipo usa Evernote para Empresas , puedes hacer que las notas de la reunión sean fácilmente accesibles para todos los participantes, para que puedan añadirlas y tener una copia después.

Hugo

Hugo.team es una aplicación relativamente nueva diseñada para ayudar a los equipos a tomar notas de reuniones, así como a compartirlas y darles seguimiento de forma adecuada. Hugo te ayuda a crear una agenda, anotar ideas e información importante de las reuniones y convertir las acciones en tareas. La aplicación se conecta con otros sistemas de gestión de tareas, como Asana, Trello y Jira, lo que te permite integrar esas tareas pendientes en las aplicaciones que tu equipo ya usa. Es gratuita para hasta 30 personas, con una versión Pro (precio fijo de $399 al mes) que incluye compatibilidad con más miembros del equipo y funciones como informes detallados y análisis de calendario.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote comparte muchas funciones con Evernote (grabadora de audio, cámara, etc.), pero es más adecuado para quienes usan otros productos de Office, ya que se integra perfectamente con ellos. Si tienes una cuenta empresarial de Microsoft, por ejemplo, puedes usar una función especial de OneNote que muestra las próximas reuniones en Outlook para que puedas crear agendas o tomar notas. Otra función, llamada Tinta Digital, te permite dibujar diagramas e imágenes con un lápiz óptico en dispositivos compatibles. También es fácil compartir las notas que tomes antes, durante o después de una reunión con otras personas de tu organización.

Minutes.io

Minutes.io (gratis) está diseñado específicamente para tomar actas de reuniones. Ofrece una plantilla para anotar todos los detalles de lo que ocurre durante una reunión, como quién dijo qué, qué promesas se hicieron y qué plazos se acordaron. Minutes.io utiliza una gran cantidad de teclas de acceso rápido para que, una vez que las aprendas, no tengas que levantar los dedos mientras escribes. Se ejecuta en un navegador y funciona tanto en línea como sin conexión. Al finalizar una reunión, puedes agregar fácilmente las direcciones de correo electrónico de los participantes al archivo para compartirlo con todos los asistentes. Si te piden que tomes notas oficiales de una reunión inesperadamente, minutes.io se inicia rápidamente y funciona bien, brindándote una plantilla para la tarea en cuestión.

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