10 consejos para gestionar tus notas digitales

Los fans de Seinfeld recordarán una escena gloriosa de la serie cuando Jerry y Elaine aparecen en una agencia de alquiler de coches. Jerry pide recoger un coche mediano que había reservado. El agente del mostrador responde que no les quedan modelos medianos porque se acabaron. "Ves", dice Jerry, "sabes cómo reservar . Simplemente no sabes cómo mantener la reserva". Pienso lo mismo sobre las notas digitales. Es muy fácil tomar notas, pero mucho más difícil usarlas .

Para usar las notas que tomas, debes organizarlas y saber cómo encontrarlas. Estos consejos para empezar a usar una app de notas y organizarlas te ayudarán.

1. Elige una buena aplicación para tomar notas

La aplicación para tomar notas que elijas influye mucho en si volverás a ver tus notas y cómo las verás. La aplicación básica para tomar notas que venía preinstalada en tu teléfono o tableta probablemente no sea muy buena. Claro, la has usado antes y funciona bien, pero quizás no sepas qué funciones te faltan y que diferencian las aplicaciones simplemente satisfactorias de las excelentes.

Tres características que hacen que las aplicaciones para tomar notas sean realmente útiles son:

• carpetas,
• etiquetas y
• reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Entraré en más detalles sobre cada punto en un momento.

Las tres aplicaciones que más recomiendo, en base a mis pruebas personales de muchas aplicaciones para tomar notas a lo largo de los años, son:

• Microsoft OneNote , si quieres una aplicación gratuita para tomar notas,
• Evernote , si no te importa pagar una suscripción Premium, y
• Quip para tomar notas en colaboración.

2. Crea una bandeja de entrada

Cuando tomas notas rápidamente, necesitas un lugar donde guardarlas y no perderlas. Crea una carpeta "Bandeja de entrada" en tu app de notas y configúrala como ubicación de almacenamiento predeterminada.

Revisa la Bandeja de entrada con regularidad para añadir más información sobre tus notas y ordenarlas. Verás cómo hacerlo en los próximos consejos. No es necesario que limpies la Bandeja de entrada con un horario fijo, pero intenta hacerlo cuando tengas la aplicación de notas abierta en pantalla completa (consulta el punto n.° 10 a continuación). Así será más fácil ver lo que estás haciendo y ver todas las opciones disponibles.

No necesitas tener la Bandeja de Entrada Vacía en una app de notas. La Bandeja de Entrada es un lugar ideal para guardar notas que revisas con frecuencia. Por ejemplo, yo guardo una nota con los nombres y contraseñas de las redes wifi de todos mis amigos; así, si llevo un dispositivo nuevo a casa o borro la contraseña guardada, puedo volver a conectarme a la red sin molestarlos con los detalles. Esa nota tiene un lugar permanente en mi Bandeja de Entrada.

3. Ordenar notas en carpetas o cuadernos

Las carpetas, también llamadas cuadernos en algunas aplicaciones, te ayudan a organizar tus notas manualmente. Son útiles más adelante cuando quieres explorar notas sobre un tema específico, como todas las notas de recetas.

Las carpetas que crees y cómo las nombre dependerán del tipo de notas que tomes y cómo las uses. Si no estás seguro, empieza con las carpetas Bandeja de entrada, Lectura, Hogar, Personal y Trabajo. Siempre puedes cambiarlas y crear más cuando te familiarices con su uso.

4. Crea accesos directos a tus carpetas favoritas

Cualquier aplicación de notas bien utilizada tiene carpetas con más actividad que otras. Accede fácilmente a ellas creando accesos directos o marcándolas como favoritas. En estas carpetas, revisas con frecuencia tus notas y añades nuevas.

Probablemente tengas otras carpetas que solo guardan notas hasta que las necesites. No es necesario que estén en primer plano.

5. Utilice etiquetas

Las etiquetas te ayudan a encontrar notas existentes. Pueden refinar la búsqueda en una carpeta específica o mostrarte todas las notas etiquetadas con un tema común en varias carpetas. También te ayudan a encontrar notas relacionadas con un tema, incluso si la palabra temática no aparece en la nota. Te daré algunos ejemplos.

Ejemplo 1: Supongamos que tienes una carpeta llamada Recetas y estás organizando una fiesta para vegetarianos. Puedes acceder a todas las notas de esa carpeta etiquetadas como vegetarianas para obtener ideas sobre qué preparar.

Ejemplo 2: Quizás seas un escritor que escribe para diferentes publicaciones. Podrías tomar notas sobre artículos y organizarlas en carpetas según su publicación. Sin embargo, puede que en ocasiones quieras explorar todas tus notas sobre un tema determinado, independientemente de quién lo haya publicado. Si has etiquetado tus notas con este tema, puedes buscar la etiqueta y verlas todas, independientemente de la carpeta en la que se encuentren.

Ejemplo 3: Reenvías un correo electrónico relacionado con un proyecto en el que estás trabajando a tu aplicación de notas. El mensaje nunca menciona el nombre del proyecto ni de qué trata. Así es como se comunican las personas cuando están en plena actividad. En este caso, podrías agregar etiquetas para definir la nota (nombre del proyecto, cliente, descripción del trabajo) y así poder encontrarla cuando la necesites.

6. Etiquetas de descarte

Existe el problema de tener demasiadas etiquetas. Cuantas más etiquetas añadas, más descuidadas se verán. Así que, de vez en cuando, elimina tus etiquetas. Aquí te explicamos cómo hacerlo.

Abra una lista de todas las etiquetas en uso. A menudo, podrá ver el recuento de notas junto a la etiqueta. Primero, busque etiquetas casi duplicadas. Si tiene etiquetas para "app" y "apps", elimine la que tenga menos notas. Abra las notas afectadas y agregue la etiqueta que desea conservar. Elimine la otra etiqueta.

Además, si tienes etiquetas con dos o menos notas, considera eliminarlas. Probablemente no te sean útiles.

7. Crea un acceso directo en tu teléfono

Crea un acceso directo en tu teléfono para crear una nueva nota en tu app de notas y así tener siempre a mano ideas e información. En dispositivos iOS, puedes crear un acceso directo a Siri ; en Android, busca la opción "Nuevo widget de nota" en la app.

8. Dictar

Cuando te viene a la mente algo que quieres escribir pero tienes mucha prisa o estás paseando a tu perro y apenas puedes sostener la correa y el teléfono al mismo tiempo, dicta.

La mayoría de los smartphones tienen una función de voz a texto. ¡Úsala! Crea una nota nueva, pulsa el icono del micrófono en el teclado y di lo que quieras escribir. También puedes grabar una nota de voz y transcribirla más tarde. Si te acostumbras a dictar pasajes largos con frecuencia, te conviene usar un servicio de transcripción para ahorrar tiempo. Hay muchas opciones buenas, tanto gratuitas como de pago, aunque las de pago suelen ser mucho más precisas.

9. Adjunte imágenes y archivos PDF, utilice OCR

Si tu aplicación tiene reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puede buscar texto en imágenes, archivos PDF y otros archivos que subas. No dudes en añadir archivos a tus notas cuando los necesites. Esto incluye tomar fotos de carteles informativos, notas manuscritas, páginas de libros, etc.

Puedes ver su utilidad con un ejemplo. Supongamos que adjuntas un PDF del recibo de una comida que necesitas incluir en un informe de gastos. Olvidaste etiquetarlo como "recibo" y no sabes dónde está. Si recuerdas el nombre del restaurante, puedes escribirlo en la barra de búsqueda y el OCR lo localizará.

Presta atención a los límites que tu aplicación de notas o tipo de cuenta imponen al uso y almacenamiento del OCR. Por ejemplo, la versión gratuita de Evernote realiza el OCR en imágenes, pero no en PDF ni documentos de Office. Necesitas una cuenta Premium o Business para ello. Si tu aplicación no tiene escáner integrado, podrías considerar combinarla con una aplicación de escaneo móvil .

10. Organízate en una pantalla grande

Idealmente, tu app de notas debería tener una app de escritorio y una app web. Usa una de ellas (por lo general, las apps de escritorio son más adecuadas) para revisar tu bandeja de entrada y organizar tus notas. Una pantalla grande te permite ver mejor la app y, por lo tanto, la estructura de carpetas, las etiquetas y demás información que añades a tus notas para mantenerlas organizadas. Si puedes ver todas tus opciones, tendrás más probabilidades de elegir las correctas.

Toma la nota, mantén la nota, revisa la nota

Cuando organizas tu experiencia de toma de notas, mejoras tus posibilidades no solo de tomar notas más relevantes, sino también de almacenarlas de una manera que te permita volver a revisarlas cuando sea el momento.

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