Cómo eliminar el correo electrónico con el software de gestión de proyectos adecuado

El correo electrónico aumenta el estrés, genera trabajo innecesario y abruma a las personas. Nadie puede alcanzar su máximo potencial en el trabajo en estas circunstancias. En los últimos años, las organizaciones han comenzado a dejar de usar el correo electrónico para favorecer las aplicaciones de mensajería en equipo , como Slack y otras herramientas de comunicación en el entorno laboral. Encontrar la herramienta, o el conjunto de herramientas, adecuado influye en si su equipo podrá renunciar a sus bandejas de entrada tradicionales. Para muchos equipos, el software de gestión de proyectos debería ser parte de la solución.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos , también conocido como aplicaciones de gestión de proyectos, son herramientas en línea que los equipos utilizan para realizar el seguimiento del trabajo. En sentido amplio, una aplicación de gestión de proyectos puede ser cualquier cosa, desde un software complejo para la gestión del trabajo, como Microsoft Project, hasta una aplicación básica de tareas pendientes. Las aplicaciones más robustas incluyen otras herramientas empresariales para la gestión de recursos, el seguimiento del tiempo dedicado a las tareas o incluso la facturación.

A menudo distinguimos entre herramientas de colaboración y aplicaciones de gestión de proyectos para facilitar la recomendación de la aplicación adecuada para cada propósito. Sin embargo, estas dos categorías y algunas otras (como las aplicaciones de tableros kanban y las de gestión del trabajo) se solapan considerablemente. Por eso, aunque a veces defiendo que aplicaciones como Asana, Trello, Airtable y Basecamp no son estrictamente aplicaciones de gestión de proyectos, podemos incluirlas aquí.

¿Qué haces en el software de gestión de proyectos?

Cada aplicación de gestión de proyectos es un poco diferente, pero la mayoría de ellas te permiten ver varios aspectos del trabajo de tu equipo sin necesidad de preguntar a tus colegas sobre ellos.

Al iniciar sesión, verás todas las tareas que tu equipo debe completar y sus plazos. Verás a quién se le asignó cada tarea, si la completó y cuándo, y si tuvo algún comentario al respecto. Si alguno de tus compañeros no está disponible inesperadamente, puedes iniciar sesión en la aplicación de gestión de proyectos y comprobar si tenía alguna tarea urgente asignada hoy que otro miembro del equipo debería recoger. Si actualmente usas el correo electrónico para informar a alguien sobre una tarea terminada, hacer preguntas sobre ella o enviar algo para su aprobación, probablemente te convenga una aplicación de gestión de proyectos.

Hay más que eso. Mientras tú y tus compañeros usan una aplicación de gestión de proyectos, esta registra el trabajo realizado. ¿Cuántas tareas se completaron a tiempo? ¿El proyecto en general sigue en camino para completarse antes de la fecha límite? Las aplicaciones de gestión de proyectos robustas incluyen todo tipo de gráficos y tablas para ayudarte a controlar este tipo de cosas. De esta manera, si el proyecto empieza a retrasarse, puedes detectarlo a tiempo y trabajar para prevenirlo. Pero no nos desviemos del tema. Centrémonos en cómo las aplicaciones de gestión de proyectos ayudan a las personas a comunicarse.

¿Qué hace un director de proyectos?

Un proyecto consiste en una serie de tareas. El gerente de proyecto es quien conoce todas esas tareas, o al menos las supervisa. A veces, el gerente de proyecto distribuye las tareas o las asigna a un grupo para que la gente las reclame. Luego, supervisa las tareas y a quienes las realizan hasta que todas estén terminadas.

No todos los equipos tienen un gerente de proyecto, pero la mayoría tiene a alguien a cargo. Puede ser el dueño de la empresa, un gerente o un líder de equipo. Quien sea tu persona clave o quien toma las decisiones diarias, ese es tu gerente de proyecto.

Por qué el correo electrónico es malo para los proyectos

El correo electrónico es correo electrónico, lo cual sé que suena obvio, pero no me expliques. El correo postal es una forma pésima de asignar tareas. Imagina que te llegaran por correo postal. Es casi ridículo. Sin embargo, el correo electrónico no es tan diferente del correo postal, salvo que es más rápido.

Piense en lo que el correo electrónico puede ofrecerle:

• Comunicación asincrónica con rastro de papel
• entrega de documentos

Ahora piense en lo que un director de proyectos necesita saber cuando gestiona una serie de tareas:

• ¿Quién está disponible?
• cuánto trabajo tiene asignado actualmente cada trabajador y cuándo vence
• el progreso del trabajo ya asignado (por ejemplo, "Juan tiene dos tareas asignadas y ambas están completadas en un 90 por ciento")
• un calendario de plazos
• la capacidad de priorizar y repriorizar tareas según las necesidades del proyecto

Hacer ese tipo de trabajo por correo es ridículo.

Más importante aún, la forma en que la mayoría de los trabajadores de oficina usan el correo electrónico genera interrupciones. Cuando llegan nuevos correos electrónicos con timbres o notificaciones emergentes, los trabajadores suelen comprobar que el mensaje entrante no sea urgente. Luego, vuelven a sus tareas hasta la siguiente interrupción. Las personas hacen esto todo el día, revisando y revisando su correo electrónico. Varios estudios demuestran que el uso del correo electrónico ocupa alrededor del 30 % de la jornada de un trabajador del conocimiento, y que ese tiempo se distribuye uniformemente a lo largo del día, en lugar de estar en fragmentos separados. En otras palabras, el correo electrónico nos interrumpe constantemente.

Las interrupciones suelen tener un efecto negativo neto, aunque quizá no sea el que se supone. Hacen que las personas se sientan más estresadas y con una carga de trabajo mayor de la que realmente tienen. También sienten mayor frustración y presión por el tiempo.

La forma en que las personas interactúan con el correo electrónico también genera pérdida de tiempo. Perdemos tiempo cuando tenemos que releer el mismo correo que revisamos ese mismo día porque olvidamos su contenido. Si olvidamos la fecha de entrega de un documento clave, buscarla en el correo electrónico lleva tiempo. ¿Y qué pasa si el correo electrónico que encontramos es antiguo y la fecha se ha adelantado una semana?

Todo esto quiere decir que el correo electrónico no fue diseñado para gestionar tareas. Es la herramienta inadecuada para esa función.

Comunicarse con un servicio de gestión de proyectos

La gestión de proyectos implica gestionar personas y recursos, controlar el tiempo y redistribuir o repriorizar las tareas según cambie la situación. El software de gestión de proyectos se diseñó para gestionar este tipo de problemas y otros que suelen surgir durante un proyecto.

¿Cómo es comunicarse con una aplicación de gestión de proyectos en comparación con el correo electrónico? Es como la diferencia entre ver algo con tus propios ojos y leer una descripción. En el primer caso, tienes control sobre lo que quieres ver y cuándo. En el segundo, confías en que otras personas escriban mensajes que te digan lo que consideran más importante o, peor aún, lo que creen que quieres oír.

Cada aplicación de gestión de proyectos cuenta con distintas herramientas de comunicación. Casi todas admiten menciones @, por ejemplo. Dado que Slack y otras aplicaciones de mensajería para equipos se han vuelto tan populares, a menudo puedes conectarlas con tu aplicación de gestión de proyectos, optimizando así tus conversaciones en un solo lugar. Si aún no tienes una aplicación de chat para equipos, puedes omitirla y buscar una que incluya un cuadro de chat integrado. Zoho Projects y ProofHub lo ofrecen.

Supongamos que el proyecto en cuestión tiene muchos elementos visuales y el equipo que trabaja en él necesita discutirlos. Será mucho más fácil si tu aplicación de gestión de proyectos incluye herramientas de marcado de imágenes. De esta forma, puedes escribir en una imagen y adjuntar comentarios, lo que facilita que todos los miembros del equipo den y comprendan la retroalimentación. Volerro es un ejemplo de una aplicación de gestión de proyectos con herramientas de marcado.

Como ya se mencionó, las aplicaciones de gestión de proyectos gestionan todos los aspectos básicos que necesitas gestionar y supervisar, como tareas, plazos, progreso y asignados. Toda esa información es visible para quienes la necesitan. En ese sentido, hay menos necesidad de comunicarse sobre este tipo de asuntos. Ya no necesitas enviar correos electrónicos ni copiar a media docena de personas para saber si casi han terminado una tarea cuando puedes iniciar sesión en el sistema y ver que está marcada como 75% completada. Muchos de los datos que requieren leer entre líneas al usar el correo electrónico para la gestión de tareas se vuelven clarísimos al usar un software de gestión de proyectos.

Menos tiempo enviando correos electrónicos significa más tiempo trabajando

Los beneficios de que un equipo deje de usar el correo electrónico y utilice una aplicación de gestión de proyectos para comunicarse pueden ser enormes. La simple reducción del correo electrónico sin duda alegrará a todos, pero es insignificante en comparación con el valor añadido de tener mayor visibilidad de quién hace qué, qué más se está haciendo y el estado de cada tarea. Facilita mucho tener información precisa a mano mientras se trabaja, para que los responsables de la toma de decisiones puedan tomar buenas decisiones.

Para obtener consejos más específicos sobre cómo trabajar con una aplicación de gestión de proyectos, consulte 7 formas de simplificar la gestión de proyectos en proyectos de trabajo en equipo y 5 funciones de Zoho Projects para organizar su negocio .

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