Cómo comprar un servicio de videoconferencia

Su empresa ha decidido migrar algunas de sus comunicaciones a vídeo. Ha oído hablar de empresas importantes como ClickMeeting, RingCentral, Skype y Vonage, pero no conoce bien la diferencia entre ellas. También ha oído hablar de herramientas orientadas al consumidor como FaceTime y Google Hangouts, pero no está seguro de si son adecuadas para el uso empresarial.

En nuestro resumen de las mejores soluciones de videoconferencia , analizamos las diferencias entre las principales herramientas del mercado con una comparación característica por característica. Si bien este resumen puede ser útil para quienes comprenden el funcionamiento de estas funciones y cómo pueden beneficiar a su negocio, podría ser demasiado avanzado para equipos que se inician en el proceso de compra de una solución de videoconferencia.

Para ayudarte, hablamos con Brian Gilman, vicepresidente de marketing de producto de Vonage (oferta especial: desde tan solo $13.99 por línea al mes en Vonage Business) , sobre los factores que los principiantes deben considerar al elegir una solución de videoconferencia. Abordamos todos los aspectos, desde el intercambio de contenido y la calidad de las llamadas hasta el análisis de backend. Con la información de este artículo, podrás consultar nuestro resumen de las mejores soluciones de videoconferencia con una mejor idea de lo que necesitas y qué proveedor te lo puede proporcionar.

1. UC o videoconferencia

La videoconferencia en sí misma ofrece a los usuarios muchas funciones y opciones diferentes. Sin embargo, en esencia, la videoconferencia es simplemente una forma de que un usuario se comunique con otro mediante una transmisión de video en vivo. Las soluciones más avanzadas permiten funciones como transmisiones de video de uno a muchos, compartir pantalla e incluso la función de webcasting, que permite sondear a los miembros de la audiencia y recopilar datos de los espectadores (pero nos estamos adelantando).

Las comunicaciones unificadas (UC) incorporan la videoconferencia a un conjunto más amplio de herramientas de comunicación . Podrá enviar mensajes de chat y de texto a sus compañeros de trabajo. Podrá crear flujos de trabajo de gestión de proyectos . Podrá crear documentos y editarlos simultáneamente como lo haría con una plataforma como Google Drive .

Quizás el aspecto más importante de una plataforma de UC es su capacidad de integración con soluciones de terceros para ayudarle a extraer y exportar datos de una herramienta a otra. Por ejemplo, si necesita llamar a un cliente y desea acceder a sus registros para mejorar sus comunicaciones, la integración entre su Salesforce... Su cuenta y su herramienta de Comunicaciones Unificadas (UC) lo hacen increíblemente fácil. Desde su panel de Salesforce, podrá iniciar la llamada, ver el historial de interacción del cliente y agregar notas sobre lo que se dice durante la llamada.

"Tener una plataforma unificada es claramente algo interesante", dijo Gilman. "Una plataforma única para movilidad, colaboración y voz es algo que la mayoría de las empresas buscan hoy en día".

Gilman advierte que desarrollar una plataforma de comunicaciones a través de proveedores individuales sería prohibitivamente costoso. Además, es posible que los datos no se transfieran de un sistema a otro con la misma facilidad que dentro de una plataforma de un solo proveedor. Además, si algo falla, tendrá que determinar la causa hablando con varios representantes de soporte de varias empresas, lo cual parece una pesadilla.

2. Facilidad de uso

Todos los tipos de software empresarial ofrecen un amplio espectro de usabilidad. Algunas herramientas de email marketing están tan bien diseñadas que dan la impresión de que cualquiera puede convertirse en un experto en email marketing sin necesidad de formación. Otras herramientas son tan complejas y técnicas que incluso los profesionales del marketing más avanzados acaban recurriendo al botón de soporte.

Las videoconferencias no son la excepción. Algunas herramientas ofrecen interfaces de usuario (IU) claras e intuitivas que permiten hacer clic en el nombre de una persona e iniciar una llamada directamente. Otras permiten programar reuniones con antelación haciendo clic en el calendario de un compañero y escribiendo su nombre. Hay herramientas que permiten crear una sala de conferencias virtual, enviar un enlace e invitar a cientos o miles de personas a esa sala sin requisitos previos para ninguno de los invitados. Estas son las soluciones que debería considerar al realizar su compra.

"Muchas veces, las videoconferencias presentan muchos matices debido a la gran variedad de protocolos que se utilizan hoy en día", afirmó Gilman. Se enfrentan a dificultades al incorporar plataformas heredadas e incorporar a terceros externos... ese ha sido el reto durante años. La capacidad de enviar un enlace a una plataforma externa y acceder a la llamada con la misma facilidad que una llamada telefónica es fundamental para el éxito.

En resumen, si abres tu software de videoconferencia y crees que deberías haberte graduado en ingeniería, probablemente estés trabajando con la herramienta equivocada.

3. Colaboración y compartición

Incluso si opta por no comprar una plataforma de comunicaciones unificadas (UC), es posible que desee una herramienta de videoconferencia que pueda compartir documentos y pantallas de forma básica. Estas funciones permiten a sus usuarios enviar archivos a cualquier persona en la sala de conferencias o mostrar un documento de un sitio web en su pantalla para una demostración.

"La necesidad de colaborar y compartir contenido es importante", dijo Gilman. "Para que una reunión sea efectiva, compartir contenido es casi tan importante como verse cara a cara. Puede ser tan simple como compartir documentos para que los usuarios puedan compartir en qué están trabajando en tiempo real. Ese es un componente fundamental para cualquier entorno colaborativo".

Contar con estas funciones también le permite usar su herramienta de videoconferencia de maneras que antes no había imaginado. Todos piensan en las videoconferencias para reuniones de equipo, pero ¿qué pasa con las reuniones con clientes, las llamadas a posibles compradores o las llamadas a socios? "Cuando comienza a considerar cómo el video puede transformar la forma en que las empresas pueden hacer negocios, es cuando su adopción se generaliza mucho", dijo Gilman.

4. Herramientas para el consumidor vs. herramientas para empresas

Si está convencido de que solo usará herramientas de videoconferencia para comunicaciones individuales, es posible que se haya engañado pensando que una aplicación para el consumidor será suficiente. En algunos casos, puede que tenga razón. Sin embargo, tenga en cuenta que no todas las llamadas se realizarán desde una oficina con conexión Ethernet de alta velocidad. De hecho, la mayoría de sus llamadas probablemente se realizarán desde portátiles y tabletas mediante conexiones Wi-Fi (algunas de las cuales se realizan en vehículos en movimiento).

Aquí es donde su aplicación estándar para el consumidor no alcanza el valor de una herramienta de videoconferencia de nivel empresarial. "Esas aplicaciones para el consumidor son excelentes, pero presentan problemas de calidad", afirmó Gilman. No son lo suficientemente estables como para garantizar la fiabilidad y la resiliencia al hablar con un cliente. Si analizamos ciertas plataformas de consumo, si estamos usando un cliente móvil en el coche, nuestra solución de videoconferencia debe estar preparada para gestionar un mínimo común denominador, que probablemente será un dispositivo móvil. La capacidad de gestionar la pérdida de paquetes sin degradación de vídeo y voz es importante.

La tecnología que ejecuta las plataformas [de nivel empresarial] ha mejorado muchísimo. Y al combinar eso con la calidad de red que ofrecemos, tenemos la red resuelta”, afirmó Gilman. “Compartir una tomografía computarizada por vídeo habría sido ridículo hace tres o cuatro años. Ahora se puede ver la tomografía computarizada con el máximo detalle”.

5. Administración back-end

Ya que usted es quien elige el sistema, ¿por qué no elegir uno que le permita controlarlo todo? Las herramientas de video empresarial le brindan acceso a funciones como la grabación de llamadas con un solo clic, estadísticas que le indican quién realiza más llamadas, cuánto tiempo permanecen las personas en las llamadas, cuándo se cortaron las llamadas y mucho más. También puede controlar quién tiene permisos administrativos para grabar su propia llamada, quién puede transferir llamadas a otros usuarios y quién puede examinar la calidad de las llamadas para garantizar que el sistema proporcione imágenes nítidas.

"Los administradores expertos querrán saber cómo se produjo la pérdida de paquetes [que contribuyó a la mala calidad de las llamadas]", dijo Gilman. "¿Fue en el otro extremo [o en la red de la empresa]? Si fue local, entonces debe revisar la red [para determinar dónde se originó el problema]".

Si quieres conocer otros artículos parecidos a Cómo comprar un servicio de videoconferencia puedes visitar la categoría Guias.