Inicio rápido: Configure Base CRM en 10 sencillos pasos

Base CRM es la opción preferida por los editores de PCMag para software CRM . La serie de videos de este artículo está diseñada para que puedas empezar a usar Base CRM de forma rápida y sencilla. Te guía por los pasos iniciales para configurar, organizar y usar tu cuenta. En el artículo, detallaremos tareas como la personalización de los canales de venta, la configuración de la gestión de clientes potenciales y la configuración de acciones automatizadas.

Tabla de contenido

• Paso uno: Descripción general del panel
• Paso dos: Personalizar sus notificaciones
• Paso tres: clientes potenciales vs. contactos
• Paso cuatro: creación y gestión de acuerdos
• Paso cinco: Personalización de sus canales de ventas
• Paso seis: agregar campos personalizados
• Paso siete: Programar citas
• Paso ocho: Creación y asignación de tareas
• Paso nueve: Integración de su correo electrónico
• Paso 10 Configuración de acciones automatizadas

Descripción general del panel de controlPersonalización de notificacionesClientes potenciales vs. ContactosCreación y gestión de acuerdosPersonalización de sus canales de ventasAgregar campos personalizadosProgramación de citasCreación y asignación de tareasIntegración de su correo electrónicoConfiguración de acciones automatizadas

Paso uno: Descripción general del panel

Aprenda a usar su panel de Base CRM en este breve video, que incluye una descripción general de la actividad de la cuenta, un resumen del pipeline y opciones de filtrado. Existen tres tipos de perfiles de Base CRM, cada uno con permisos diferentes: Usuario, Gerente y Empresa. El perfil de usuario solo puede ver su propia actividad, el gerente puede ver su actividad y la de sus subordinados directos, y los usuarios empresariales pueden ver la actividad de todo el equipo.

Por lo demás, los paneles se ven iguales en todos los perfiles: el pipeline y el resumen de las transacciones se muestran a la izquierda, la actividad de la cuenta en el centro y las tareas y citas a la derecha. Una nueva incorporación a la interfaz de usuario (IU) es el botón universal "Añadir", que permite añadir nuevos contactos, clientes potenciales y otros registros desde cualquier pantalla, incluido el panel.

Puedes ver información general sobre tus acuerdos, filtrada por pipeline, así como la actividad de los últimos 30 días, incluyendo un recuento de los acuerdos ganados, perdidos o marcados como no calificados. La actividad de la cuenta se organiza por notas, tareas completadas y acuerdos. En esta columna, verás cada vez que alguien añade un nuevo acuerdo, contacto, nota o tarea, o cambia el estado o la etapa de un cliente potencial o un acuerdo. Finalmente, las tareas y las próximas citas se encuentran a la derecha; las tareas vencidas se muestran en rojo. Mira el video para obtener consejos sobre cómo filtrar contenido y personalizar tu panel según tus necesidades.

CRM básico - Parte 1 - Descripción general del panel CRM básico - Parte 1 - Descripción general del panel

Paso dos: Personalizar las notificaciones

Este video explica cómo administrar las notificaciones. Base CRM ofrece tres tipos de notificaciones: predefinidas, personalizadas y web.

Las notificaciones predefinidas incluyen actividades de software, como la asignación de un cliente potencial, un trato o una tarea, así como recordatorios de citas y tareas. También hay notificaciones del sistema, como la finalización de una importación o exportación, o la creación de un nuevo cliente potencial a partir de un formulario de captura. Para cada una de estas notificaciones, puede optar por una alerta web, una alerta por correo electrónico o desactivarlas.

Los usuarios pueden crear notificaciones personalizadas relacionadas con clientes potenciales, contactos y acuerdos. Para cada uno, primero se selecciona un filtro, como clientes potenciales que pertenecen a equipos o usuarios específicos, o un acuerdo en una etapa específica. Después, se selecciona un activador. Por ejemplo, se puede recibir una alerta cuando se añade una tarea a un nuevo acuerdo o cuando se cambia la etapa de un acuerdo en el pipeline. Las notificaciones pueden tener más de un activador. Se pueden recibir alertas web, por correo electrónico y móviles.

Finalmente, los usuarios que se han registrado en Base Voice, o se han integrado con algún otroproveedor de servicios de voz para empresasPuede suscribirse para recibir notificaciones web sobre llamadas entrantes y mensajes de texto. Base Voice incluye un número de teléfono único y registra automáticamente las llamadas y los mensajes a clientes potenciales y contactos.

CRM base - Parte 2 - Personalización de notificaciones CRM base - Parte 2 - Personalización de notificaciones

Paso tres: clientes potenciales vs. contactos

Si eres nuevo en CRM, es posible que tengas algunas dudas sobre los leads y los contactos. En Base CRM, un lead es una persona, empresa u oportunidad de negocio que aún no forma parte del proceso de ventas. Esto incluye personas y empresas que has descubierto a través de redes de contactos, pero con las que aún no has cerrado un trato comercial. Los leads son todo potencial. Una vez que un lead muestra interés en un producto o servicio, puede convertirse en un contacto. Un contacto también puede ser alguien con quien has hecho negocios en el pasado y con quien probablemente te ofrezcas una relación comercial continua.

Las pestañas de Clientes Potenciales y Contactos en Base CRM tienen un aspecto y funcionamiento similares, con diversos filtros de búsqueda. Los clientes potenciales se clasifican en tres categorías: nuevos, activos y no cualificados. Los contactos se dividen entre prospectos y clientes. Los contactos pueden asociarse a una o más operaciones. Tanto para clientes potenciales como para contactos, puede ver las tareas y citas relacionadas en su entrada, así como los documentos asociados. Los clientes potenciales se pueden convertir en contactos, pero esta acción no se puede revertir.

CRM básico - Parte 3: Clientes potenciales vs. Contactos CRM básico - Parte 3: Clientes potenciales vs. Contactos

Paso cuatro: creación y gestión de acuerdos

Las oportunidades de venta son oportunidades relacionadas con un cliente potencial o contacto. Se mueven a través de tu embudo de ventas, que representa tu proceso de ventas. Cada embudo finaliza en una de tres etapas: ganada, perdida o no calificada. Ganada y perdida se explican por sí solas; marcar una oportunidad como no calificada significa que no fue un rechazo total. Las razones de no calificación pueden estar relacionadas con el tiempo, el presupuesto, la reorganización de la empresa o cualquier factor que escape a tu control. Estos tres grupos de oportunidades facilitan el seguimiento de tu éxito y una mejor segmentación de tu equipo de ventas.

En la página de Acuerdos, puede ver cuántos acuerdos se encuentran en cada etapa del embudo de ventas. Al igual que con los clientes potenciales y los contactos, también puede filtrar los acuerdos por cualquiera de los campos que esté utilizando. En una entrada de acuerdo, puede ver qué contacto, cliente potencial o empresa está conectado a él, su actividad reciente, su valor y porcentaje de probabilidad. También se muestran las tareas o citas relacionadas. También puede cambiar la etapa del acuerdo aquí.

CRM base - Parte 4 - Ofertas CRM base - Parte 4 - Ofertas

Paso cinco: Personalización de sus canales de ventas

Los embudos de ventas se componen de etapas. Base CRM incluye seis etapas de fábrica, pero puede añadir más o eliminar las que no vaya a utilizar. También puede renombrar y reordenar las etapas según los procesos de su empresa. Hay dos tipos de etapas: activas y cerradas. Si bien puede renombrar cualquiera de las tres etapas cerradas (que por defecto son ganadas, perdidas y no calificadas), puede eliminarlas o añadir más.

Si tienes varios canales de ventas, puedes personalizar cada uno con diferentes etapas. Por lo tanto, si vendes tanto productos como servicios, puedes tener canales que se adapten a cada proceso.

CRM básico - Parte 5 - Canales de venta CRM básico - Parte 5 - Canales de venta

Paso seis: agregar campos personalizados

Los clientes potenciales, contactos y acuerdos tienen una gran cantidad de campos predeterminados, pero no siempre es suficiente. Los campos personalizados le permiten recopilar y almacenar información adicional sobre sus clientes potenciales, exclusiva de su negocio. Base CRM ofrece diversas opciones de campos personalizados. Puede crear campos para una sola línea de texto, un párrafo de texto, una casilla de verificación, un menú desplegable, un menú de selección múltiple, fecha, correo electrónico, teléfono, dirección y URL. Puede agregar tantos campos personalizados como desee, y para el menú desplegable y el menú de selección múltiple, hasta 500 opciones.

CRM base - Parte 6 - Campos personalizados CRM base - Parte 6 - Campos personalizados

Paso siete: Programar citas

Base CRM incluye una función de calendario y también puedes integrar uno o más calendarios de Google con tu cuenta. Debes elegir un calendario predeterminado, que es el único que puedes editar. Las citas de calendarios no predeterminados se muestran en gris. Al crear una cita, puedes asociarla a un cliente potencial, una venta o un contacto. Simplemente escribe el nombre y Base CRM te sugerirá los registros que coincidan.

Esas citas aparecerán en la entrada del cliente potencial, contacto o trato. Al guardar una cita, se añade a tu calendario y se envían invitaciones a otros asistentes. Puedes subir el logotipo de tu empresa para que aparezca en todas las invitaciones. También puedes añadir citas desde las páginas del cliente potencial, contacto o trato. Al visualizar una cita, puedes ver qué asistentes han aceptado y rechazado tu invitación.

CRM básico - Parte 7 - Programación de citas CRM básico - Parte 7 - Programación de citas

Paso ocho: creación y asignación de tareas

En Base CRM, todas las tareas están asociadas a acuerdos. Puede agregar tareas desde la pestaña Calendario o Tareas, o directamente desde una entrada de cliente potencial, contacto o acuerdo. Las tareas tienen fechas límite y recordatorios opcionales, que pueden enviarse una semana, un día, una hora, 30 minutos, 15 minutos o cinco minutos antes de la fecha de vencimiento, o a la hora exacta. Las tareas vencidas se muestran en rojo. Según sus permisos, puede asignarse tareas a usted mismo o a otros usuarios.

Base CRM - Part 8 - Tasks CRM base - Parte 8 - Tareas

Paso nueve: Integración de su correo electrónico

Base CRM cuenta con una herramienta de correo electrónico, pero también se integra con Gmail y otros proveedores de correo electrónico. Al integrar su cuenta de correo electrónico, las comunicaciones con clientes potenciales y contactos se registran automáticamente, lo que le deja tiempo para tareas más importantes. Su cuenta de correo electrónico se sincronizará de dos maneras: los correos que envíe en Base CRM aparecerán en su cliente de correo electrónico y viceversa. Base CRM le enviará un correo electrónico una vez finalizada la sincronización inicial.

Tu correo electrónico se divide en cuatro carpetas: Bandeja de entrada, Correos sin seguimiento, Enviados y Archivados. Tu Bandeja de entrada contiene correos electrónicos vinculados a clientes potenciales, contactos y oportunidades de venta en tu cuenta. Los correos sin seguimiento son aquellos que no están asociados a tu cuenta. Desde esa carpeta, puedes añadir un correo electrónico como cliente potencial o contacto. En la carpeta Enviados, puedes ver si un correo electrónico ha sido visto y cuántas veces, lo que te permite identificar mensajes que se hayan pasado por alto o que hayan llegado a una dirección incorrecta. Puedes eliminar mensajes o archivarlos cuando ya no sean importantes.

CRM básico - Parte 9 - Integración del correo electrónico CRM básico - Parte 9 - Integración del correo electrónico

Paso 10: Configuración de acciones automatizadas

Si te encuentras realizando la misma tarea una y otra vez, ¿por qué no automatizarla? Base CRM ofrece varias opciones para crear tareas automáticamente según ciertos eventos. Debes ser un usuario de nivel gerente y administrador de cuenta para crear acciones automatizadas. Por ejemplo, crear tareas cuando un trato pasa a una nueva etapa o actualizar un campo personalizado al crear un nuevo trato. Primero, selecciona el evento que activará la acción. Las opciones incluyen: cuando se crea un nuevo cliente potencial, un nuevo contacto, un trato o cuando un trato pasa a una etapa diferente. Algunos de estos eventos ofrecen opciones más granulares, como filtrar por empresa, pipeline o etapa del trato.

A continuación, decide cuál será la tarea, asígnala a un usuario y, opcionalmente, añade una fecha de vencimiento. Puedes crear varias tareas por acción automatizada.

CRM base - Parte 10 - Acciones automatizadas CRM base - Parte 10 - Acciones automatizadas

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